RHENUS DATA OFFICE GMBH

Optimierung der Sicherheits- und Prozessstandards im Bereich der Dokumentenvernichtung.

Die Rhenus Gruppe ist einer der führenden, weltweit operierenden Logistikdienstleister mit einem Jahresumsatz von 7,5 Milliarden Euro. 40.000 Mitarbeitende engagieren sich an 1.320 Standorten in mehr als 70 Ländern und entwickeln innovative Lösungen entlang der gesamten Supply Chain. Ob Transport, Lagerung, Verzollung oder Mehrwertleistungen:
Das Familienunternehmen bündelt seine Dienstleistungen in unterschiedlichen Geschäftsfeldern, in denen die Bedürfnisse der Kunden zu jeder Zeit im Mittelpunkt stehen.

Die Zusammenarbeit

Im Rahmen der Zusammenarbeit mit dem Tochterunternehmen Rhenus Data Office hat Lehmann eine innovative Lösung entwickelt, um die Sicherheits- und Effizienzstandards bei der Akten- und Datenträgervernichtung maßgeblich zu verbessern. Diese Lösungen und die damit erzielten Ergebnisse zeigen die Bedeutung der richtigen Technologie und Prozesse für den Schutz sensibler Informationen. Neben der Optimierung der Berechtigungsverwaltung stellt Lehmann mit dem neuen Schließkonzept sicher, dass die Vernichtung sensibler Akten und Datenträger höchsten Sicherheitsstandards entspricht. Rhenus nutzt modernste Technik und zertifizierte Prozesse, um eine vertrauliche und sichere Vernichtung zu gewährleisten, die den Anforderungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) entspricht. Die Implementierung der RFIDSchließsysteme und die Optimierung der Zugriffsberechtigungen tragen dazu bei, die Sicherheit und Effizienz dieser Prozesse weiter zu erhöhen.

Die Herausfoderung

Optimierte Verwaltung der Schließberechtigungen:
Gewährleistung einer klaren und vollständig nachvollziehbaren Zugriffskontrolle.
Prozessoptimierung:
Weiterentwicklung der Überwachungsund Entsorgunsprozesse.
Erhöhung der Sicherheitsstandards:
Durch vollständige Nachvollziehbarkeit der Nutzung und Protokollierung
der Öffnungen und Schließungen von Containern.
Schutz vor unbefugtem Zugriff auf sensible Daten:
Implementierung von Mechanismen, die den unautorisierten Zugriff verhindern.
Regelmäßige Information über den Batteriestatus des Schlosses:
Gewährleistung der kontinuierlichen Betriebsbereitschaft.
Vereinfachung der Steuerung ohne aufwändige Schlüsselübergabe:
Einführung einer elektronischen Zugriffssteuerung.

Die Lösung von LEHMANN

Austausch der Schließsysteme

Entwicklung einer maßgeschneiderten elektronischen, RFID-basierten Schlosslösung, widerstandsfähig gegen Stöße und angepasst an das vorgegebene Layout der Sicherheitsbehälter, bei gleichzeitiger Gewährleistung der einfachen Bedienbarkeit.
Patentierte Schließmechanik: Ein-Schritt-Verschlussmechanismus, der ein Vergessen des Abschließens verhindert und Schutz vor unberechtigtem Zugriff bietet, selbst bei Verwindung der Sicherheitsbehälter im Entsorgungsprozess.
Entwicklung einer neuen Schließmechanik für bestehende Dokumentenbehälter unter Berücksichtigung der Einwirkung von Kräften und Nutzungsanforderungen.
Automatisierte, abgesicherte Öffnung der Behälter bei der Vernichtung.

Schlosssteuerung

Lückenlose Speicherung und Protokollierung aller Zugriffe.
Einfache Programmierung der Zugriffsberechtigungen.
Aktivierung der Sicherheitsbehälter direkt beim Kunden, Schlüsselübergabe entfällt.
Auslesen und Übertragung des Batteriestatus.

Starkes Ergebnis zufriedener Kunde

Die erfolgreiche Implementierung dieser Lösungen bei Rhenus zeigt deutlich, wie technologische Innovationen zur Optimierung und Sicherung von Entsorgungsprozessen beitragen können. Insbesondere die Vernichtung sensibler Akten und Datenträger erfordert höchste Sicherheitsstandards, die durch die Einführung elektronischer und RFID-basierter Schließsysteme sowie automatisierter Zugriffssteuerungen erreicht werden können. Diese Maßnahmen gewährleisten nicht nur den Schutz sensibler Daten, sondern auch die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und die Verbesserung der betrieblichen Effizienz.

Die Zusammenarbeit zwischen Rhenus und Lehmann führte zu einer maßgeblichen Verbesserung der Sicherheits- und Prozessstandards im Bereich der Dokumentenentsorgung. Die innovativen Schlosslösungen und die Automatisierung der
Zugriffsberechtigungen tragen wesentlich zur Erfüllung der Datenschutzanforderungen bei.

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